Bei Diskussionen rund ums Budget oder der Jahresrechnung ist mir aufgefallen, dass es aufgrund nicht korrekt benannter Positionen immer wieder zu Missverständnissen kommt. Im Unterscheid zur Privatwirtschaft reicht die Angabe einer Kontonummer häufig nicht aus, um die Position korrekt zu benennen. Ich hoffe, mit dem folgenden Ratgeber einige Unklarheiten zu beseitigen.
Die öffentliche Hand nutzt das harmonisierte Rechnungsmodell 2 (HRM2). Da sie in unterschiedlichen Bereichen eine Vielzahl von Aufgaben übernimmt, braucht es ein flexibles und detailliertes Rechnungsmodell. HRM2 erfüllt diese Anforderung, indem es eine klare Gliederung und Transparenz bietet.
Aufbau der Kontonummer
In der Erfolgs- und Investitionsrechnung bestehen die Kontonummern aus 8 bis 12 Ziffern im Format XXXX.YYYY.ZZZZ:
- XXXX: funktionale Gliederung
- YYYY: Artengliederung
- ZZZZ: Laufnummer (optional)
Die funktionale Gliederung
Die funktionale Gliederung klärt das „Wo“ und entspricht der Kostenstelle in der kaufmännischen Buchführung: In welchem Bereich fällt eine Einnahme oder Ausgabe an? Das erste X steht dabei für einen der folgenden zehn Aufgabenbereiche:
0: Allgemeine Verwaltung
1: Öffentliche Ordnung
2: Bildung
3: Kultur, Sport, Freizeit, Kirche
4: Gesundheit
5: Soziale Sicherheit
6: Verkehr
7: Umweltschutz und Raumordnung
8: Volkswirtschaft
9: Finanzen und Steuern
Die zweite, dritte und vierte Stelle gliedern die Aufgabenbereiche detaillierter. Nachfolgend ein Beispiel anhand des Aufgabenbereichs 2 „Bildung“ (unvollständig):
2: Bildung
21: Obligatorische Schule
211: Kindergarten
2110: Kindergarten
212: Primarschule
2120: Primarschule
219: übrige obligatorische Schule
2190: Schulleitung und Schulrat
2192: Volksschule, sonstiges
Die Artengliederung
Die Artengliederung klärt das „Was“: Für was wird Geld ausgegeben bzw. wie wird Geld eingenommen? Nachfolgend ein Beispiel aus der Erfolgsrechnung:
3: Aufwand (Erfolgsrechnung)
30: Personalaufwand
302: Löhne der Lehrpersonen
3020: Löhne der Lehrpersonen
Die Laufnummern
Die Laufnummer ist optional, kann bis zu vier Stellen umfassen und wird durch die Gemeinde vergeben, um detailliertere Unterscheidungen machen zu können. In Waldenburg hat die Laufnummer zwei Stellen.
Praxis
Dank HRM2 kann die gewünschte Position sehr einfach angesprochen werden. Dafür ist es aber notwendig, die Position korrekt zu benennen. Sollen beispielsweise die Löhne der Kindergarten-Lehrpersonen gemäss Jahresrechnung 2023 der Gemeinde Waldenburg in Erfahrung gebracht werden, kann wie folgt vorgegangen werden:
- Auf der Seite 12 der Jahresrechnung sind die Aufwände und Erträge anhand der Aufgabenbereiche (0–9, funktionale Gliederung) dargestellt, zum Beispiel wie hoch der Gesamtaufwand der Gemeinde im Bereich Bildung war (Aufgabenbereich 2: CHF 1’716’375.38)
- Die Seiten 13–19 listen die Zahlen anhand der Artengliederung auf: Hier ist ersichtlich, wie viel die Gemeinde für die Löhne aller Lehrkräfte ausgegeben hat (Konto 3020: CHF 898’350.05). Es kann aber nicht unterschieden werden, ob diese Löhne in der Primarschule, im Kindergarten oder in der Schulleitung angefallen sind.
- Auf den Seiten 20–45 erfolgt die Darstellung gemäss funktionaler Gliederung. Um den gesuchten Wert zu finden, muss im Bereich 2 Bildung -> 21 Obligatorische Schule -> 211 Kindergarten -> 2110 Kindergarten nach der Artengliederung 3020 gesucht werden: CHF 246’800.00. Die vollständige Kontonummer des gesuchten Kontos lautet somit 2110.3020.01
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, den korrekten Kontext zu nennen:
- «Warum ist der Aufwand auf dem Konto 3020.01 höher als im Vorjahr?»
Ohne Kontext wird davon ausgegangen, dass sich die Frage auf die gesamte Lohnsumme aller Lehrpersonen (Artengliederung 3020) bezieht und nicht nur auf den Kindergarten. - «Warum ist der Aufwand auf dem Konto 3020.01 auf der Seite 26 höher als im Vorjahr?»
Da die Kontonummer 3020.01 auf Seite 26 sowohl in der Funktion Kindergarten als auch in der Primarschule existiert, kann es zu Missverständnissen kommen.
Stattdessen sollte gefragt werden, warum der Aufwand auf dem Konto 3020.01 im Kindergarten höher ist als im Vorjahr.
HRM2 ist am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig und erscheint unlogisch. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der funktionalen Gliederung (in welchem Aufgabengebiet fällt etwas an) und der Artengliederung (für was fällt etwas an) zu verstehen. Ich hoffe, dieser Beitrag hilft, das Budget und die Jahresrechnung besser zu verstehen.